Cómo crear una sala de conferencias ideal
5 consejos para crear una sala de conferencias perfecta
Hoy en día las empresas han evolucionado en sus espacios de trabajo, y los tipos de comunicaciones han cambiado. Actualmente gran cantidad de empresas disponen de un espacio destinado al intercambio a través de medios de comunicación modernos, por lo cual, como empresa de mantenimiento informático estas salas audiovisuales deben contar con la capacitación necesaria para reducir el riesgo de posibles interferencias al mínimo.
El equipamiento para estas salas dependerá de la aclimatación que se quiera dar, de la dimensión del espacio, la distribución, y cambiará para cada asiento, sin embargo, existen puntos claves que coinciden al momento de determinar las bases para comenzar a construir un recinto de este tipo.
1- Elegir una habitación aislada
Un punto elemental es dónde estará ubicada la sala. Se deben seleccionar espacios dentro del edificio donde se aísle de posibles interferencias de sonidos exteriores o de otras estancias contiguas. También se debe evitar que esté cerca de ascensores, ventanas o instalaciones eléctricas. Normalmente estas salas deben contar con circuitos eléctricos independientes ya que precisaran de gran cantidad de tomas de corriente.
2- La acústica interna
Hay que garantizar que el espacio no causará ecos o sonidos incómodos, por lo cual la elección de materiales para paredes, suelos y techo debe ser detenidamente examinada. El suelo no debe ser completamente liso, ya que esto puede ocasionar distorsión del sonido, si se quiere utilizar un recubrimiento para el suelo o paredes, estos deben cumplir con altos niveles de absorción acústica, o de lo contrario se debe colocar un backing (soporte) que garantice la insonorización. Para el techo se necesitarán aislantes, de manera tal que se evite el rebote del sonido.
3- La repartición de los puestos
La distribución interna dependerá del uso que se necesite dar a la sala. Existen salas con proyectores y sillas para exposiciones, hay otras con mayor espacio que permiten convertir el sitio en anfiteatros, por lo cual antes de comenzar a crear es imprescindible delimitar cuáles serán los usos que tendrá este recinto. Un punto fundamental (sin importar luego cómo se ordenen los asientos), es que si se tiene una pantalla esta debe tener vista plena desde todos los puntos para los asistentes.
4- Contar con instrumentos audiovisuales apropiados
Se debe contar con buenos equipos que permitan una comunicación eficiente y que no dificulten los procesos al momento de realizar una reunión. Micrófonos, ordenadores (que sean únicamente usados para este fin), que cuenten con los programas tecnológicos necesarios, un proyector, una cabina de control (de ser necesaria), una pantalla, micrófonos, cascos, una cámara de video o un dispositivo auxiliar que cumpla este tipo de función, entre otros, que variaran dependiendo de la necesidad del sitio.
5- Iluminación adecuada
Ya que normalmente son salas aisladas, la luminaria artificial debe ser optima, para garantizar que no existan dificultades al momento de las reuniones o encuentros. Hay que considerar principalmente los colores que se usaran para la sala, lo aconsejable siempre será usar colores claros ya que otorgan más luz a las habitaciones. Los tipos de luz que deben colocarse dependerá del sitio que se trate, si existe un escenario siempre debe estar mejor iluminado, pero en general, la sala debe contar con una iluminación uniforme.
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Fernando Pardo
Lleva más de dos décadas liderando proyectos de infraestructura y ciberseguridad para empresas y PYMEs en la Comunidad de Madrid. Fundó LQN SOLUCIONES en 2004 con una idea clara: que la tecnología trabaje al servicio del negocio, no al revés.
Especialista en mantenimiento informático para hoteles, colegios, clínicas y centros deportivos, ha consolidado a LQN como Microsoft Partner de referencia en la capital, con un modelo de soporte 360º que combina respuesta presencial garantizada, monitorización predictiva y consultoría estratégica.
«La tecnología debe ser el motor invisible que impulse tu empresa. Si la notas, es que algo no estamos haciendo bien.»
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